Меня часто спрашивают какой должен быть хороший корпоративный портал. К сожалению универсального ответа не существует. В каждой компании своя культура, своя атмосфера и свои цели, поэтому придумать общий для всех рецепт, это как изобрести лекарство от всех болезней.
Взгляд ИТшника
Люди, работающие в ИТ, в основном имеют изобретательский слад ума. Это касается не только рядовых специалистов, но и некоторых CIO. Для них самое важное на портале – фичи. ИТшник очень быстро составит видение портала из кусков, которые предоставляет платформа, которые у видел в других порталах. При этом фичи будут максимально обобщенными, чтобы их можно было подстроить под конкретные нужды и повторно использовать для разных задач.
ИТшники очень любят автоматизировать все процессы, считая автоматизацию безусловным благом. При этом сами они пользователями этой автоматизации не являются, да и на портал ходят нечасто.
Техническое задание, написанное ИТшником, выдает множество деталей, посвященных отдельным фичам, практические полное отсутствие сведений о целях той или иной фичи и минимальное описание ролей\групп пользователей.
Взгляд дизайнера
По сравнению с ИТ специалистами это другая крайность. Порталы, придуманные дизайнерами, очень красивы. Скругленные углы, наклоненные шрифты, надкусанные фрукты. Такие картинки очень нравятся топам.
Но корпоративный портал – не сайт-визитка. Когда ИТшники пытаются впихнуть на портал функционал (все таки портал – ИТ актив), то дизайн портала начинает “плыть”. Контент, необходимый чтобы поддерживать красивость дизайна, оказывается создавать очень сложно и этим никто не занимается.
Порталы, созданные дизайнерами, всегда балансируют между красивостью и функционалом. Причем часто перекос случается в сторону красивости и это приводит к проблемам использования возможностей платформы.
В “дизайнерском” техническом задании очень мало уделяется функционала описанию, зато много визуальным элементам и макетам страниц.
Взгляд архитектора
Здесь речь пойдет об Information Architect, но на адекватного перевода на русский я не нашел.
Архитектор больше всего думает о том, чтобы портал не превратился в свалку. Тщательно прописывает типы контента и группы пользователей, информационную архитектуру и навигацию, чтобы было проще решать задачи.
Архитекторы стремятся сделать портал удобным и понятным, но без помощи дизайнеров не могут сделать его привлекательным для пользователей, а без помощи ИТ – полезным.
Так как большинство Information Architect занимаются документооборотами, то даже портал в их представлении больше похож на файлопомойку. Очень структурированную, управляемую, с хорошей навигацией, поиском, механизмами compliance, но файлопомойку.
Взгляд бизнесмена
Сочетание всех трех предыдущих взглядов необходимо для создания хорошего корпоративного портала. Но не достаточно.
Корпоративный портал является частью бизнеса компании, а цель любого бизнеса – зарабатывать деньги. Конечно напрямую зарабатывать деньги с помощью портала невозможно, зато можно получать другие преимущества – увеличение лояльности и продуктивности сотрудников, ускорение вовлечения новых сотрудников в рабочий процесс, и так далее.
Естественно лояльность и продуктивность для всех сотрудников разом увеличить не получится. Для начала нужно четко определить цели, желательно по методике SMART. Для каждой цели должны быть метрики достижения, а также целевая аудитория пользователей, релевантная данной цели. Целевая аудитория (aka сегмент пользователей) далеко не всегда будет соответствовать организационным единицам или должностям.
Далее нужно определить последовательность действий, которая приводит к достижению целей (заполнить профиль, просмотреть видеоролик, итп). После этого нужно всячески завлекать пользователей на портал и следить за метриками достижения целей. Далее можно всячески улучшать показатели.
Это очень похоже на оптимизацию сайтов. Но в случае корпоративных порталов гораздо важнее мотивировать сотрудников совершать действия и достигать целей. чем привлечь побольше релевантного трафика. Для этого как внутрипортальные механизмы мотивации - использование дизайна и контента, геймификация и подобное, так и внешняя мотивация, например плюшки для сотрудников за те или иные действия.
Естественно сразу написать план по развитию портала таким образом не выйдет. Надо постепенно ставить новые цели, развивать сервисы для отдельных аудиторий, постоянно тестировать и улучшать показатели конверсии. Начинать, в идеале, надо со стандартного функционала платформы или готовых продуктов, а потом уже заниматься кастомизацией.
Заключение
Следующий раз, когда станет вопрос о создании или развитии портала, подумайте с позиции бизнесмена. Вы сможете принести много преимуществ с минимальными ресурсами.
