Я часто консультирую людей по поводу SharePoint, и каждый раз я слышу примерно одно и то же: “мы планируем\разрабатываем\внедряем\используем\хотим_выкинуть портал на SharePoint”. Такое ощущение, что единственное для чего предназначен SharePoint – делать порталы. Как битрикс или, не дай бог, друпал. Ситуацию еще подогревают HRы, которые хотят “интранеты” (имея ввиду ровно тоже, что и порталы).
Если же попадается грамотный заказчик,который понимает проблемы за пределами фразы “корпоративный портал”, то подрядчик зачастую пытается впарить свое “портальное решение”. Это “решение” должно закрывать все потребности заказчика одним махом.
Конечно порталы каждый раз разные, но в них очень много общего.
Типовой корпоративный портал на SharePoint
Обычно на портал возлагаются следующие задачи:
- Портал обязательно должен иметь уникальный дизайн .
- Портал должен способствовать улучшению коммуникации.
- Портал должен иметь функцию документооборота.
- Портал должен быть хранилищем активов для подразделений.
- Портал должен обеспечивать совместную работу.
- ..а еще автоматизировать заявки, делать поиск, обязательно нужна мини-crm, голосования, показывать дни рождения и трудовые юбилеи, новости, фотографии, ссылки… ничего не забыл?
Самое странное, что многие цели противоречат друг другу, но это никого не смущает. Например документооборот крайне плохо сочетается с уникальным дизайном. Никому в голову не придет делать уникальный дизайн в Documentum или DocsVision, а в SharePoint это нормально. Хранилище активов требует разграничения доступа в соответствии с организационной структурой, а совместная работа и улучшение коммуникаций, наоборот, требует преодоления рамок организационной структуры. Весь feature soup, который предлагается в качестве полезного функционала, вообще ни как не коррелирует с заявленными целями и присутствует, в основном, “для галочки”. И это еще не самое страшное…
Самое страшное начинается когда этот портал пытаются реально использовать. Ведь бизнес динамичен, постоянно требуется что-то поменять, подкрутить, дать доступ, создать сайт, изменить страницу. Но универсальное “портальное решение” больше напоминает не гибкую систему, а изваяние из гранита, которое даже передвинуть нельзя, не то что как-то поменять.
Приспособить “портал” под конкретные задачи пользователей оказывается сложно, а без этого adoption становится низкий и вложения не окупаются. Гигантский набор фич на портале используется от силы на 20% и, зачастую, страдает от проблем масштабирования.
Почему так происходит
Ситуация описанная выше повторяется чуть менее, чем всегда. Казалось бы зачем покупать порталы, когда они приводят к неудовлетворительному результату. Но проблема в том, что все продают “корпоративные порталы”. Все это не только Microsoft и партнеры, это в том числе те, кто внедряет другие технологии, от вики движков, до битриксов и WebSphere. Тут работает принцип социального доказательства: “если все остальные покупают корпоративные порталы, то чем мы хуже”.
Сам термин корпоративный портал является ментальным шорткатом, который избавляет продавца и покупателя от необходимости выяснения потребностей. Кроме того, для продавца продать "корпоративный портал” – это хороший способ продать проект допиливания портала под конкретные нужды.
Я думаю для многих не секрет, что некоторые вендоры “корпоративных порталов” по факту не имеют портала как продукта (распространяющегося без программистов).
Как сделать правильное решение
Для создания хорошего решения на SharePoint необходимо:
- Сосредоточиться на целях
- Поставить измеримые KPI
- Планировать информационную архитектуру
- Создавать самые простые решения
Это, конечно, проще сказать, чем сделать. Нужна хорошая подготовка и богатый опыт, а также административный вес, чтобы вас слушали. Но это все темы для отдельных постов.
Важно понимать, что у разных целей разные средства решения, архитектура и KPI, возможно противоречащие друг другу.
Примеры решений на SharePoint
Корпоративный поиск
Цель – уменьшить время на поиск информации.
KPI – количество успешных запросов (с кликом на результат) и количество неуспешных (без результатов или без клика на результат). На основании этих величин можно получить экономический эффект и вычислить целевые значения.
Архитектура – искать “везде” обычно плохо работает. Смотрите на поисковую выдачу интернет-поисковиков. Там есть разные типы информации, поиск по разным источникам, продвигаемые результаты,actionable результаты. Адаптируйте к своим источникам и внедряйте.
Решение – стандартный поиск SharePoint 2013. После внедрения поисковая аналитика и “тюнинг” поиска.
Рабочие области команд и проектов
Цель – увеличить эффективность совместной работы.
KPI – количество пересылаемых по электронной почте документов. Взять baseline до запуска системы, уменьшить на 30%-50%-80% по вкусу.
Архитектура – необходимо сделать максимально простой процедуру создания сайтов с библиотекой и списками для совместной работы. Без заявок в ИТ и согласований.
Решение – стандартные сайты команд SharePoint, плоские разрешения, контролируемый жизненный цикл. Обучение пользователей возможностям платформы.
Корпоративный сайт
Цель – сделать единую точку входа для информационных ресурсов компании.
KPI – Количество просмотренных страниц сайта (новостей, событий, фото\видео материалов), количество опубликованных, процент сотрудников, ответивших на опросы. Каждая новость, опубликованная на сайте, должна быть прочитана значительным количеством сотрудников (30% и более), при определенном темпе публикации можно получить довольно точные количественные характеристики.
Архитектура – фиксированные типы информации, малое количество редакторов, простая система разрешений. Участие пользователей – лайки и комментарии, ответы на опросы.
Решение – отдельная коллекция сайтов с режимом публикации, кастомный дизайн, фиксированная структура. Обязательное обучение авторов контента.
Документооборот
Цель – уменьшить время согласования.
KPI – Время согласования документов (по типам). Можно взять baseline с текущей ситуации, уменьшить на 30%-50%-80% по вкусу.
Архитектура – фиксированные маршруты, роли, типы документов. Это очень важный момент. Если в согласовании может принимать участие произвольное количество людей, то считать KPI становится невозможным. Если документы нельзя разделить по типам, то тоже вызывает проблемы расчета KPI.
Решение – Отдельный сайт или коллекция, типы контента, шаблоны, workflow. Предусмотреть вычисление количества дней\часов\минут на согласование. Ну и без обучения, скорее всего, никуда.
Специализированные варианты решений:
- Enterprise Content Management \ Электронный Архив
- Автоматизация заявок
- Базы знаний
- Системы оценки персонала
- Системы внутренних вакансий
Попробуйте на досуге продумать конкретные цели и KPI таких систем.
Самое важное – все это разные системы. Нет смысла все валить в одну кучу и называть “корпоративным порталом”, так достичь KPI не получится.
